Ser el propietario de una pequeña empresa conlleva desafíos únicos para el tamaño y la función del negocio. El propietario de una pequeña empresa tiene que manejar todos los desafíos relacionados con las venta, las entregas, la financiación, la gestión y el crecimiento del negocio, con poco o ningún personal, y debe tratar de que sea un éxito. El desafío más importante de todos es mantener el interés de todas las partes interesadas, como los clientes, los proveedores y el personal, para generar un impulso en corto tiempo. Dirigir una pequeña empresa puede ser muy gratificante, tanto en el aspecto personal como en el financiero.

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Elaborar un plan de negocios útil.

1. Pon la idea por escrito. Es importante que tomes las ideas de tu cabeza y las pongas en el papel. La mayoría de las empresas exitosas ofrecen productos o servicios nuevos, o llenan un nicho existente en el mercado. Sean cuales fueran tus razones para iniciar una pequeña empresa, asegúrate de ponerlas por escrito, de forma clara y concisa.

• Revisar varios borradores o versiones del plan de negocios podría ser útil.
• En el plan de negocios, incluye tantos detalles como sea posible. Pensar demasiado en los detalles nunca será tan perjudicial como ignorarlos.
• También podría ser útil incluir algunas preguntas en los borradores del plan de negocios. Identificar qué es lo que no sabes es tan útil como hacer una lista de las cosas de las que estás seguro. No querrás presentar un plan de negocios lleno de interrogantes sin respuesta a los posibles inversionistas, pero formular preguntas importantes en los borradores iniciales te ayudará a identificar qué es lo que debes responder en tu plan de negocios final.

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2. Pide una cita en el Centro de Desarrollo de Pequeñas Empresas (SBDC por sus siglas en inglés) de tu localidad. Esta institución te ayudará durante todas las etapas del ciclo de vida de la empresa. También podría ayudarte a desarrollar un excelente plan de negocios con el que podrías dirigirte a un prestamista; además, la consejería siempre es gratuita.

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3. Identifica tu cartera de clientes. En tu plan de negocio, tienes que identificar quiénes crees que comprarán tu producto o servicio. ¿Por qué esas personas necesitarían o querrían tu producto o servicio? La respuesta a estas preguntas te ayudará a determinar todos los demás aspectos de las operaciones de la empresa.

• En este caso, es útil hacer preguntas acerca del servicio o producto. Por ejemplo, quizá quieras hacer preguntas como: ¿mi producto o servicio atrae a la gente joven o a los mayores?, ¿está al alcance de los consumidores de bajos ingresos o es una compra de gama alta?, ¿atrae a las personas en ambientes específicos? No venderás muchas llantas para nieve en Hawái ni toallas de playa en Alaska; por eso, sé realista sobre el atractivo de tu producto.

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4. Esboza las finanzas. En el plan de negocios, tendrás que enfrentar algunas preguntas esenciales sobre la situación fiduciaria de la empresa.

• ¿Cómo generará dinero el producto o servicio? ¿Cuánto dinero generará? ¿Cuál es el costo de producción del producto o servicio? ¿Cómo piensas cubrir los costos operativos y la nómina? Tienes que responder estas y otras preguntas críticas cuando planifiques el futuro financiero de tu pequeña empresa.

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5. Desarrolla el proyecto. Todas las pequeñas empresas exitosas tienen que expandir su cartera de clientes y su capacidad de producción en los primeros años de funcionamiento. Asegúrate de haber identificado cómo respondería tu empresa ante un crecimiento potencial.

• Sé realista respecto a tu potencial de crecimiento. Ten en cuenta que para expandir el negocio también se necesita incrementar el capital de inversión. Proyectar un crecimiento excesivo en un periodo muy corto podría desalentar rápidamente a los posibles inversionistas.

Establecer buenas prácticas financieras

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1. Haz que el banco trabaje para ti. Para dirigir las finanzas de tu pequeña empresa con eficiencia financiera, explora todas las opciones que los bancos ofrecen para los propietarios de pequeñas empresas y elige que se adecúe al plan financiero de tu negocio. Muchas instituciones financieras ofrecen cuentas de bajo costo, préstamos con tasas de descuento o programas de depósito directo gratuitos para los propietarios de pequeñas empresas. Trabajar con la institución que te ofrezca el mejor trato te ayudará a estirar cada centavo.

• Para asegurar el mayor capital inicial y las tasas de interés más bajas, confronta las opciones de los bancos. Por ejemplo, si un banco ofrece prestarte $ 10 000.00 con una tasa de interés del 4 %, podrías llevar esa propuesta a un banco competidor para ver si pueden darte más capital inicial o una tasa de interés más baja.

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2. Obtén un préstamo u otro tipo de inversión. Para despegar, las empresas exitosas necesitan capital. Asegúrate de gestionar y obtener suficiente respaldo financiero para cubrir todos los costos operativos, de producción y de marketing de tu pequeña empresa, hasta que el negocio pueda generar ganancias y funcionar por su cuenta.

• Asegúrate de investigar las distintas tasas de interés que se aplican a los préstamos para pequeñas empresas.

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3. Cerciórate de establecer los métodos de cobranza. Asegúrate de considerar los métodos para la cobranza de las deudas pendientes y las facturas vencidas de la empresa. Una empresa exitosa necesita un flujo constante de efectivo. Si no puedes procesar los pagos de los clientes, o esperar a los que te deban dinero, tu negocio se alterará.

• Tienes que decidir si aceptarás que los clientes y consumidores paguen con dinero en efectivo, tarjetas de crédito, cheques o alguna combinación de los tres métodos.
• Las transacciones en efectivo son más fáciles de gestionar cotidianamente, pero, con frecuencia, son más difíciles de rastrear durante períodos más largos. Además, trabajar con efectivo hace que sea más difícil proteger el flujo de caja del negocio, porque para los empleados es más sencillo hurtar dinero en esta clase de empresas.
• Aunque aceptar cheques ayuda a evitar hurtos internos, estos valores podrían rebotar y generar cuentas pendientes con el banco que tú tendrías que asumir.
• Por lo general, las tarjetas de crédito y de débito son las formas de pago más seguras; pero, para poder aceptarlas, tendrás que pagar costos adicionales a varias compañías de tarjetas de crédito, lo que quizá no valga la pena, según el tamaño y complejidad de tu negocio.

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4. Utiliza una aplicación de control de crédito. Estas aplicaciones ayudan a que las pequeñas empresas mejoren su flujo de efectivo, mediante una mejor gestión del efectivo recaudado día a día y de tareas de control del crédito de los clientes. Eso te permitirá aceptar clientes nuevos o monitorear los que ya tienes, cobrar las facturas o recaudar el efectivo de forma más segura. Existen varios proveedores de programas informáticos que podrían ayudarte y que, incluso, podrían ofrecerte una versión de prueba gratuita.

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5. Maneja el inventario con eficiencia. La gestión del inventario puede hacer que un pequeño negocio minorista crezca o quiebre, por ello debes manejarlo con cuidado, asegurándote de maximizar cada centavo gastado. En un primer momento, invierte en cantidades pequeñas de inventario y supervisa las cifras, para que sepas qué se vende y qué no. Rota el inventario con frecuencia para eliminar los productos de venta lenta y remplazarlos con artículos nuevos.

• Con frecuencia, la “vida útil” del producto que comercialices determinará la gestión del inventario. Por ejemplo, si trabajaras con productos perecederos, para maximizar las ganancias de la empresa, será fundamental mover primero los productos más antiguos del inventario.

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6. Evalúa la contratación de un profesional financiero. Quizá valga la pena, en términos financieros, que contrates un empleado para que se dedique a controlar los asuntos financieros de tu pequeña empresa. Un contador podría ayudarte a identificar las áreas de tu negocio que no funcionan con eficiencia, desde el punto de vista fiscal, lo cual te permitirá maximizar las ganancias.

• Para manejar las responsabilidades financieras, no necesariamente requieres de un empleado a tiempo completo. Por ejemplo, si tienes conocimientos sólidos sobre el movimiento del inventario y la gestión del flujo de caja, quizá solo necesites un contador certificado cuando llegue el momento de pagar los impuestos.

Administrar una pequeña empresa

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1. Obtén la licencia. Recuerda que debes registrarte y obtener una licencia para tu pequeña empresa en el sector específico del negocio. Este paso es importante para asegurarte de que el negocio funcione legalmente y acorde a las normas sectoriales. Asegúrate de obtener los permisos relacionados con los servicios específicos que ofrezcas, como reparaciones domésticas o llenado de declaraciones de impuestos, y que exijan registro y certificación. No podrás contratar empleados eficaces si tu negocio no opera con las licencias y los permisos adecuados.

• No todos los negocios necesitan licencias. Asegúrate de consultar en la oficina de administración de pequeñas empresas de tu localidad para averiguar cuáles son los requisitos para tu empresa.

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2. Certifica a los empleados. Emplea a personas que tengan la licencia correspondiente al rubro del negocio, como un contador público colegiado o un técnico en reparaciones eléctricas. Si todos los empleados tienen licencia, garantizarás que son expertos del más alto nivel y la confianza de los clientes en tu empresa aumentará.

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3. Sé organizado. Organizar el tiempo, la nómina, las finanzas y el inventario es clave para dirigir con éxito una pequeña empresa. Desarrolla una hoja de cálculo que te ayude a controlar todos los detalles importantes, para que no los tengas en la cabeza, y date tiempo para revisar todo, por lo menos una vez por semana.

• Si organizas reuniones semanales, quincenales o mensuales con el personal, podrás asegurarte de que todos estén alineados. Estas reuniones también te ayudarán a evitar la pérdida de tiempo o el cruce de responsabilidades entre los miembros del equipo; asimismo, gracias a ellas, podrías analizar quiénes cumplen adecuadamente las funciones que se les asignan y quiénes no.

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4. Delega responsabilidades. No podrás hacerlo todo tú solo, así que delega las funciones y las responsabilidades a los empleados calificados. A menudo, las empresas pequeñas exigen que los empleados asuman muchas tareas y responsabilidades, las cuales quizá no estén claramente dentro sus áreas de especialización.

• A menudo, es útil dividir la gestión general de la empresa en funciones específicas y delegar esas funciones a varios empleados o miembros del equipo.
• Además, cuando delegues las responsabilidades, asegúrate de asignarle la supervisión de una función específica a una persona calificada. Por ejemplo, no querrás que un contador te represente en un asunto legal o que un abogado lleve tus libros contables. Cuando estés en el proceso de contratar personal, pensar en las funciones del negocio de esta manera te ayudará a identificar cuáles son tus necesidades.

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5. Involúcrate. Una vez que decidas quién será el responsable de las obligaciones del negocio, tienes que seguir involucrado para asegurarte de que todos los empleados llevan a cabo las tareas que se les han asignado. Además, tienes que prestar atención a las necesidades de tus clientes. Asegúrate de saber cuáles son las necesidades de los clientes y sus comentarios, y no evites vincularte con tu cartera de clientes, aunque le hayas asignado esa tarea a otro empleado.

• De vez en cuando tendrás que contratar o despedir a algún empleado. Asegúrate de conocer todas las leyes estatales y federales antidiscriminación y las que regulen la igualdad laboral, ya que ambas afectan tanto la contratación y el despido como la disciplina y el tratamiento a los empleados.
• Dejar las opiniones de los clientes estrictamente en manos de los empleados es una táctica peligrosa de gestión. Entregar información sesgada sobre la satisfacción de los clientes podría convenir a los empleados, lo que, a su vez, hará que tomes malas decisiones gerenciales para la empresa en su conjunto. Por eso, no te limites a aceptar lo que los empleados te digan sobre el negocio sin ver las evidencias de sus afirmaciones. Se trata de tu empresa, y estás en una posición riesgosa, así que sé proactivo y supervisa los resultados del negocio.

Aumentar la cartera de clientes

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1. Utiliza campañas focalizadas de promoción y marketing. Es importante que des a conocer tu empresa. Haz una investigación demográfica para asegurarte de que el dinero que destines para el marketing esté bien invertido. La investigación te ayudará a adaptar el plan de marketing para que sea tan eficaz como se pueda.

• Es útil pensar en promociones y estrategias de marketing que estén en relación con la capacidad de la empresa. Si las operaciones de tu negocio están diseñadas para el mercado local, invertir en la producción de un comercial en una cadena nacional no será muy beneficioso.
• Piensa en quiénes tienen más probabilidades de comprar el producto y por qué lo harían. Por ejemplo, si vas a vender prótesis dentales, no tendrá mucho sentido que incluyas a las personas más jóvenes en las consideraciones de marketing.

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2. Haz tantos contactos como puedas. Obtén el apoyo de otras pequeñas empresas locales y vincúlate con sus propietarios. Únete a las asociaciones de pequeñas empresas y participa en los eventos comunitarios para que des a conocer tu empresa. Participa en funciones comunitarias, así los clientes potenciales sabrán qué servicios ofreces.

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3. Conoce tu negocio. Mantente al tanto de las novedades o de las tendencias del rubro para que tu pequeña empresa se mantenga competitiva al interior de la industria. Suscríbete a revistas o a boletines electrónicos para mantenerte informado de los acontecimientos actuales en el rubro de tu negocio. Mantenerte a la vanguardia de la industria contribuirá a mantener a los clientes alejados de las empresas de la competencia.

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4. Ofrece referencias. Recopila una lista de clientes satisfechos que estén dispuestos a servir como referencias para los clientes potenciales. Así, los futuros clientes podrán verificar tu trabajo y el servicio al cliente.

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5. Sé accesible. Asegúrate de que los clientes, los actuales y los potenciales, puedan ponerse en contacto contigo y con la empresa siempre que lo necesiten. La mejor manera de hacer que la reputación de tu empresa como un negocio respetable crezca es siendo sensible a las necesidades de los clientes.

• Las empresas grandes pueden darse el lujo de ser indiferentes y perder unos cuantos clientes de vez en cuando; las empresas pequeñas no pueden. Como propietario de un pequeño negocio, depende de ti que tanto la empresa como tú mismo sean accesibles para los clientes potenciales y para la cartera de clientes. En la medida que intentes hacer que el negocio crezca, quizá tengas que dar a los clientes el número de tu teléfono celular personal o la dirección de tu correo electrónico.

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6. Cumple lo que prometes. Para tener éxito, tu pequeña empresa tendrá que ofrecer un producto o un servicio de algún tipo. Sin embargo, si quieres incrementar tu cartera de clientes para hacer crecer el negocio, tendrás que dar a las personas no solo lo que quieran, sino lo que les hayas prometido. Si el producto o servicio no coincide con lo que anunciaste sistemáticamente, tendrás grandes dificultades para incrementar la cartera de clientes.

• El cumplimiento de la promesa empieza con la forma en que adaptas tu enfoque de ventas. Si tú o tu equipo de ventas ofrecen o prometen demasiado, es de entender que los clientes se decepcionen cuando reciban el producto o usen el servicio, lo cual conllevará críticas negativas y malas referencias acerca del negocio. Recuerda, las buenas tácticas de venta deben centrarse en la identificación y comprensión de las necesidades de los clientes y en darles a conocer los beneficios tangibles del producto, y no en mentirles respecto al potencial de este.

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